Centrālā finanšu un līgumu aģentūra (CFLA) kā Eiropas Savienības (ES) fondu sadarbības iestāde apliecina gatavību sniegt vispusīgu atbalstu projektu īstenotājiem situācijās, kad valstī izsludinātu agrīnās brīdināšanas paziņojumu vai citu neparedzamu apstākļu dēļ tiek ietekmēta plānoto pasākumu norise. CFLA uzsver: šādos brīžos galvenā prioritāte vienmēr ir cilvēku drošība, tādēļ sadarbībā ar ES fondu finansējuma saņēmējiem tiks meklēti operatīvi un saprātīgi risinājumi projektu sekmīgai turpināšanai.
Praksē ārkārtas situācijas un ar tām saistītie drošības pasākumi var radīt tūlītējus izaicinājumus projektu ikdienas ieviešanā. Piemēram, ja konkrētā reģionā tiek izsludināta trauksme, organizatoriem var nākties ļoti īsā laikā atcelt vai pārcelt plānotos pasākumus un apmācības. Tāpat iespējamas situācijas, kad drošības apsvērumu vai satiksmes ierobežojumu dēļ uz pasākumu nevar ierasties aicinātie dalībnieki, lektori vai ārvalstu eksperti.
CFLA komanda ir gatava strādāt ar finansējuma saņēmējiem, lai kopīgi pielāgotos situācijai. Katrs gadījums tiks vērtēts individuāli, piemērojot pēc iespējas elastīgu pieeju, nodrošinot, ka uzsāktie darbi un investīcijas netiek zaudētas.
Ja gaisa telpas apdraudējuma vai ar to saistītu apstākļu dēļ (piemēram, rīcība oranžā brīdinājuma gadījumā vai atbildīgo dienestu noteikti teritorijas ierobežojumi) projekta aktivitāti nav iespējams īstenot pilnībā vai daļēji, primāri nodrošināma personu drošība. Šādos gadījumos projekta aktivitāte var tikt pārtraukta, pārcelta vai atcelta atbilstoši faktiskajai situācijai, apdraudējuma līmenim un atbildīgo dienestu norādījumiem.
Līdzīgi kā iepriekš gūtajā pieredzē Covid-19 pandēmijas laikā, arī šādos apstākļos galvenais veiksmes faktors ir proaktīva rīcība. Savlaicīga reaģēšana un saziņa palīdz pasargāt projekta intereses un maksimāli mazināt iespējamos zaudējumus, ja kādu aktivitāti nākas mainīt, pārcelt vai atcelt.
Atbilstoši līguma nosacījumiem, pēc situācijas beigām lūdzam sazināties ar savu projekta vadītāju CFLA un informēt par apstākļiem, kas ietekmējuši projekta īstenošanu un aktivitātes.
Aicinām finansējuma saņēmējus pēc iespējas vienkārši un saprotami fiksēt situācijas apstākļus. Tie varētu būt jebkādi objektīvi apliecinājumi, kas parāda, kā trauksmes situācija ietekmējusi projektu, un kas palīdzēs abām pusēm ātri un juridiski korekti vienoties par izmaiņām projektā vai tā plānotajās norisēs.
Pamatprincips: Drošība pirmajā vietā! Saņemot agrīnās brīdināšanas (šūnu apraides) oranžo paziņojumu, primārais ir personāla, pasākumu dalībnieku un sabiedrības drošība. Visi lēmumi par projekta aktivitāšu apturēšanu vai atcelšanu drošības apsvērumu dēļ ir leģitīmi, taču ietekmei uz projektu vai tā norisēm ir jābūt fiksētai.
Rīcība agrīnās brīdināšanas paziņojuma saņemšanas gadījumā
Saskaņā ar publicētajām "Rīcības vadlīnijām agrīnās brīdināšanas paziņojuma (šūnu apraides) laikā", saņemot oranžo brīdinājumu par konstatētu apdraudējumu gaisa telpā, ir nekavējoties jārīkojas. Ja apdraudējuma rezultātā nav iespējams nodrošināt un ir objektīvi nepieciešams, tad ir jāpārtrauc projekta aktivitātes (piemēram, atcelt klātienes apmācības, pasākumus).
! Pēc apdraudējuma beigām dokumentējiet situāciju ar atcelto projekta pasākumu vai darbību rakstveidā, pievienojot pamatojošo informāciju.
Kā dokumentēt ietekmi uz projektu?
Lai izvairītos no grūtībām vēlāk norādīt uz agrīnās brīdināšanas paziņojumu (apdraudējuma) ietekmi uz projektu un izdevumu rašanās pamatu, kā arī to attiecināmību, nepieciešams savlaicīgi un regulāri aktualizēt plānoto pasākumu un apmācību plānus.
Komunikācija ar iesaistītajām pusēm: Saglabājiet saraksti ar pakalpojumu sniedzējiem, sadarbības partneriem par pasākumu atcelšanu, dīkstāvi, kas radušies tiešā gaisa telpas apdraudējuma vai noteikto drošības pasākumu dēļ.
Dokumentēšana: Fiksējiet apstākļus un faktus (pēc apdraudējuma beigām).
Saziņa ar CFLA: Ja kļūst skaidrs, ka incidenta dēļ rodas risks projekta mērķu vai rādītāju sasniegšanai, projekta izmaksu attiecināmībai vai pastāv būtiska novirze no laika grafika, projektu īstenotājiem par to pēc apdraudējuma beigām atbilstoši līguma nosacījumiem jāinformē CFLA, pievienojot situāciju pamatojošos dokumentus.
Izdevumu attiecināšana
Ja finansējuma saņēmējam apdraudējuma apstākļu dēļ nācās atcelt plānotās darbības (piemēram, apmācības, pasākumus, iekšzemes braucienus), CFLA lems par radušos zaudējumu jeb jau apmaksāto izdevumu attiecināšanu, ņemot vērā šādus apsvērumus (atkarībā no situācijas, izdevuma veida un būtības):
- Atbilstoši noslēgtajiem pakalpojuma līgumiem līdzekļus nav iespējams atgūt. Finansējuma saņēmējs ir veicis visas iespējamās darbības, lai atgūtu iztērētos līdzekļus par neīstenoto darbību, piemēram, vērsies pie pakalpojuma sniedzēja– ar lūgumu atmaksāt naudu vai pārcelt pasākumu, mainīt tā formātu ( ja iespējams).
- Dokumentēts pamatojums un izdevumu saistība ar projektu. Ja izdevumi radušies, attiecināt var tikai faktiski radušos izdevumus, ko pakalpojuma sniedzējs var pamatot/ pierādīt ar dokumentiem.
Preventīvi pasākumi risku vadībai
Ņemot vērā esošo situāciju, aicinām finansējuma saņēmējus iepazīties ar Krīzes vadības centra sadarbībā ar dienestiem un nozaru ministrijām izstrādātājām vadlīnijām “Rīcības vadlīnijas agrīnās brīdināšanas paziņojuma (šūnu apraides) laikā valsts pārvaldes un pašvaldību institūcijām, pamatpakalpojumu sniedzējiem, juridiskajām personām, citām institūcijām un sabiedrībai” kā noderīgu informāciju turpmākai pasākumu, apmācību un citu projekta darbību plānošanai.
Plānojot jaunus iepirkumus par pakalpojumiem un plānojot pasākumus, apmācības u.tml., aicinām finansējuma saņēmējus ņemt vērā, ka, iespējams, būs nepieciešami elastīgāki risinājumi pasākumu norisei vai pārcelšanai, kas jāparedz jau iepirkuma dokumentācijā, piemēram:
- paredzot iespēju pasākuma formāta maiņai no klātienes uz attālinātu;
- pakalpojuma līguma pagarināšana pasākumu pārcelšanas dēļ;
- pakalpojuma līgumos paredzēt izmaksu attiecināšanas kārtību, ievērojot ka finansējuma saņēmējam pasākumu atcelšanas gadījumā pēc iespējas jāsamazina zaudējumi (radušies izdevumi), piemēram, līgumā jāvienojas par laiku, līdz kuram pakalpojumu var atsaukt (piemēram, atcelt telpu rezervāciju vai atcelt kafijas pauzi), neradot izdevumus;
- pakalpojuma līgumos paredzēt, ka gadījumos, ja izdevumi par atcelto pasākumu radušies, attiecināt var tikai faktiski radušos izdevumus, ko pakalpojuma sniedzējs var pamatot/ pierādīt ar dokumentiem un ko finansējuma saņēmējs nevar atgūt;
- prasības pasākumu norises vietu izvēlei, dodot priekšroku telpām, kas atbilst pamatdrošības prasībām (piemēram, ēkām ar patvertnēm vai drošām iekštelpām, kur iespējams ievērot "divu sienu principu".
Dzeltenā brīdinājuma gadījumā, kad nav nepieciešams nekavējoties rīkoties, saglabājas pamatprincips: Drošība pirmajā vietā!
Aicinām finansējuma saņēmējus parūpēties gan par savu darbinieku, gan projekta mērķa grupas (pasākuma dalībnieku) drošību. Tādēļ dzeltenā brīdinājuma gadījumā, ņemot vērā mērķa grupas specifiku, piemēram, ja tās ir mazaizsargātas grupas (bērni, personas ar funkcionāliem traucējumiem, personas ar garīga rakstura traucējumiem) vai arī paredzēts pasākums ar lielu dalībnieku skaitu un dalībnieku nogādāšana drošībā var prasīt vairāk laika, finansējuma saņēmējs, izvērtējot apstākļus, var pieņemt lēmumu pasākumu pārtraukt/ atcelt un veikt dalībnieku evakuāciju jau pie dzeltenā brīdinājuma.
Arī šādos gadījumos aicinām finansējuma saņēmēju pēc apdraudējuma beigām dokumentēt pieņemtos lēmumus, ietekmi uz projektu un sazināties ar CFLA. Gadījumā, ja arī dzeltenā brīdinājuma gadījumā būs radušies izdevumi, CFLA ņems vērā šos apstākļus, finansējuma saņēmēja drošības apsvērumus un izdevumus attiecinās.
Par ieteicamajiem drošības pasākumiem un rīcības algoritmiem gaisa telpas apdraudējuma gadījumā pasākumu, apmācību laikā lūdzam finansējuma saņēmējus sazināties ar attiecīgajām pašvaldībām.
Jautājumos par projekta izdevumu attiecināšanu, projektā paredzēto pasākumu plānu aktualizēšanu aicinām sazināties ar CFLA atbildīgo projekta vadītāju!